أهم نقاط المراجعة علي نظام إدارة الجودة ISO 9001: 2015

بقلم / أحمد هشام

كبير مراجعين لنظم الجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية
Lead Auditor
QMS ، EMS ، OHSAS 

https://www.linkedin.com/in/ahmed-hasham-01024b27/

إذا كنت تستعد لبدء المراجعة الداخلية لنظام ادارة الجودة  ISO 9001: 2015 ، فمن المؤكد أنك تسأل نفسك السؤال الخالد: "ما الذي سأطلبه من هؤلاء الأشخاص؟" ليس هناك شعور أسوأ في العالم من أن أكون في منتصف عملية المراجعة وإدراك أنك قد استنفذت الأسئلة. يمكن أن يعالج هذا بالإعداد والتخطيط ، ولكن تظل الحقيقة هي أن مواصفة ISO 9001: 2015  تتضمن الكثير من المتطلبات الجديدة التي لم تكن جزءًا من معظم عمليات المراجعة. للمساعدة في إستعدادك لهذم المهمة يتضمن هذا المقال ، ما أعتبره أهم الأسئلة لمراجعة نظام ادارة الجودة ISO 9001: 2015   

1.     ماذا يمكنك أن تخبرني عن سياق مؤسستك؟

هذا السؤال هو نقطة الانطلاق ، التي تظهر في الفقرة 4-1.في مواصفة ISO 9001: 2015 يستخدم المصطلح "السياق" بشكل متكرر ، ولكن يمكن الاستعاضة عن ذلك بسهولة عن طريق عوامل النجاح الداخلية والخارجية للمنظمة. عادةً ما يتم توجيه الأسئلة حول السياق إلى الإدارة العليا أو الشخص الذي يقود نظام إدارة الجودة  (QMS) المعروف باسم ممثل الإدارة. كمراجع داخلي أو خارجي ، تبحث عن فحص واضح للقوى العاملة داخل المنظمة وحولها. هل هذا السياق واضح أوغامض بعض الشيء؟ أنه. لحسن الحظ ، توفر المواصفة بعض الإرشادات ، حيث تشير إلى أن السياق يجب أن يشمل المشكلات الداخلية والخارجية ذات الصلة بالغرض والاستراتيجية وأهداف إدارة الجودة في مؤسستك. من المحتمل أن تستخدم العديد من المؤسسات تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT) للمساعدة في الحصول على فهم واضح للسياق ، لكن هذا ليس شرطًا. إن ما تتعلمه المنظمة من خلال هذا سيكون مدخلات أساسية لتحليل المخاطر. (ملاحظة: لن يفهم الجميع مصطلح "السياق". كن مستعدًا لمناقشة المفهوم ووصف ما تطلبه(ISO 9001: 2015)   .

2.     من هم الأطراف ذات العلاقة وما هي متطلباتهم؟

الخطوة التالية الطبيعية لفهم السياق هي تحديد ألأطراف ذات العلاقة، المشار إليها في الفقرة 4-2. تماما مثل السياق ، والأطراف ذات العلاقة هي مدخلات رئيسية لتحديد المخاطر. يشتمل مصطلح "الأطراف ذات العلاقة" على حلقة غريبة تشبه الملاحق ، لذلك قد يرغب المراجعين الأذكياء في استبدالها بعبارة "أصحاب مصلحة". تذكر أن المدققين الفعالين يحاولون ترجمة لغة آيزو 9001: 2015 الغامضة إلى مصطلحات مفهومة. تشمل الأطراف ذات العلاقة الموظفين والعملاء والموردين وأصحاب الأعمال وأصحاب الديون والجيران والجهات الرقابية أو التشريعية.

كمراجع ، فإنك تتأكد من تحديد نطاق معقول من الأطراف ذات العلاقة ، جنبًا إلى جنب مع متطلباتها المقابلة. أفضل طريقة لتدقيق هذه هي مناقشة استكشافية. اطرح أسئلة حول الأطراف ذات العلاقة ، واستكشف ما يهمهم. إذا كنت قد أجريت بعض الاستعدادات قبل المراجعة (علي سبيل المثال جمع بعض المعلومات عن نشاط المنظمة وحجمها) ، فستعرف ما إذا كانت دراستهم للأطراف ذات العلاقة كافية أم لا.

يثير هذا مشكلة تخطيط مهمة وسيتعين عليك القيام بالمزيد من التحضير قبل مراجعة  ISO 9001: 2015  لماذا ؟ حتي يكون لديك فهم للسياق والأطراف المعنية (ذات العلاقة) وبالتالي تقييم ردودهم -  كيف يمكنك تقييم ردودهم إذا كنت لا تعرف ماذا يجب أن تكون الردود؟

3.     ما هي المخاطر والفرص التي تم تحديدها ، وماذا تفعل حيالها؟

المخاطر والفرص يمكن أن تسمى بدقة اساس مواصفة ISO 9001: 2015 حيث يوجد ما لا يقل عن 13 بندًا آخر يشير مباشرةً إلى المخاطر والفرص ، مما يجعلها القسم "الأكثر صلة" بالمواصفة. إذا قامت إحدى المنظمات بعمل ضعيف في تحديد المخاطر والفرص ، فلن يكون نظام إدارة الجودة فعالًا. يجب على المراجع التحقق من أن المخاطر والفرص تتضمن قضايا تركز على النتائج المرغوبة ، ومنع المشاكل ، والتحسين.  بمجرد تحديد المخاطر والفرص ، يجب تخطيط الإجراءات لمعالجتها. لا تتعرض ISO 9001: 2015 تحديد أولويات المخاطر والفرص ، على الرغم من أنه سيكون من الحكمة للمؤسسات القيام بذلك. المخاطر والفرص لا حدود لها ، ولكن الموارد ليست كذلك.

4.     ما هي الخطط الموضوعة لتحقيق أهداف الجودة؟

لطالما كانت أهداف الجودة القابلة للقياس جزءًا من المواصفة القياسية ISO 9001 ما الجديد هو شرط تخطيط الإجراءات لتحقيق هذه الأهداف. تهدف الخطط إلى أن تكون محددة وقابلة للتنفيذ ، وتتناول الإجراءات والموارد والمسؤوليات والأُطُر الزمنية وتقييم النتائج. يجب على المراجعين دراسة عن كثب كيف تم تنفيذ الخطط في جميع أنحاء المنظمة ومن لديه معرفة بها. كما يجب أن يكون الموظفون على دراية بكيفية مساهمتهم في تحقيق الأهداف ، يجب أن يكونوا على دراية بخطط العمل.

5.     كيف تم دمج نظام إدارة الجودة في العمليات التجارية للمؤسسة؟

بمعنى آخر ، كيف تستخدم ISO 9001: 2015 لمساعدتك في إدارة الشركة؟ يتم طرح هذا مباشرة علي الإدارة العليا (انظر الفقرة الفرعية 5-1-1-ج وهو سؤال كاشف للغاية. النقطة المهمة هي أن ISO 9001 يبتعد عن كونه معيار نظام إدارة الجودة ويصبح نظام إدارة إستراتيجي. الأمر لا يتعلق فقط بالتأكد من أن المنتجات أو الخدمات تفي بالمتطلبات.  المواصفة  تدور حول إدارة كل جانب من جوانب العمل. تذكر الفقرتين 4-1 & 4-2 من ISO 9001: 2015 – تركزاعلي  الموضوعات الرئيسية للسياق والأطراف المعنية. هذه المفاهيم تمس كل ركن من أركان المنظمة ، وهذا بالضبط هو المقصود ISO 9001: 2015 لاستخدامها. يجب أن تكون الإدارة العليا قادرة على وصف كيفية استخدام نظام إدارة الجودة لإدارة الشركة ، وليس فقط اجتياز المراجعة.

6.     كيف تدير التغيير؟

يأتي هذا الموضوع عدة مرات في ISO 9001: 2015. الشرط الأول والأكبر في الموضوع هو البند 6-3 ، تخطيط التغييرات. هنا نحدد التغييرات التي نعرف أنها قادمة ونضع خططًا لتنفيذها. أي نوع من التغييرات؟ أي شيء تقريبًا ، لكن التغييرات التالية تتبادر إلى الذهن كمرشحين: منتجات أو عمليات أو معدات أو أدوات أو موظفين أو لوائح جديدة أو معدلة. القائمة لا حصر لها. يجب على المراجع مراجعة التغييرات التي حدثت والبحث عن أدلة على أن التغييرات تم تحديدها والتخطيط لها بشكل استباقي.

تتم معالجة التغيير الذي يحدث بطريقة أقل تخطيطًا في الفقرة الفرعية 8-5-6. يبحث المدقق هنا عن السجلات التي تلبيها التغييرات ، ونتائج مراجعة التغييرات ، ومن الذي أذن بها ، والإجراءات اللاحقة التي كانت ضرورية.

7.     كيف يمكنك التقاط واستخدام المعرفة؟

ISO 9001: 2015 تهدف لأن تتعلم المؤسسات من تجاربها ، الجيدة منها والسيئة. يمكن التعامل مع هذا من خلال مجموعة متنوعة من الوسائل: استخلاص المعلومات للمشروعات ، واجتماعات الموظفين ، ومراجعات العملاء ، وفحص البيانات ، وتعليقات العملاء. كيف تحقق وتدير المنظمة المعرفة أمرًا متروكًا لها ، ولكن يجب أن تكون العملية واضحة وعملية. وينبغي أيضا الحفاظ على المعرفة ويمكن الوصول إليها.

 يبدو هذا كأنه سيتم "توثيقه" بطريقة أو بأخرى ، أليس كذلك؟ هذا صحيح تماما. تتمثل إحدى طرق التدقيق في ذلك في الاستفسار عن حالات الفشل أو النجاحات الحديثة. كيف تعلمت المنظمة من هذه الأحداث بطريقة ستساعد على جعلها أكثر نجاحًا؟ إنه تحويل المعلومات الأولية إلى معرفة حقيقية ، ويحدث أن يكون أحد أصعب الأشياء التي يمكن أن تحققها المنظمة.

هذه ليست بأي حال الأسئلة الوحيدة التي تريد طرحها. إنها مجرد نقطة البداية. لم أذكر حتى مراجعة الإدارة أو الإجراءات التصحيحية أو التحسين - وكلها أمور مهمة لنظام إدارة الجودة الفعال. المواضيع السبعة التي نوقشت هنا هي أكبر المتطلبات الجديدة التي يحتاج المدققون إلى بحثها. سأكون مهتمًا جدًا بسماع ردكم حول هذا الموضوع. ما هي أسئلة التدقيق التي تعتبرها مهمة في ISO 9001: 2015؟ يرجى ترك تعليقاتك أدناه.