كتابة الإجراءات طبقاً للمواصفة القياسية ISO 9001: 2015

بقلم / أحمد هشام

 كبير مراجعين لنظم الجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية
Lead Auditor  QMS, EMS, OHSAS
 https://www.linkedin.com/in/ahmed-hasham-01024b27/    

مما لاشك فيه أنه في مرحلة ما أثناء تطبيقك لنظام إدارة الجودة ISO 9001 (QMS) ، سيكون عليك تدوين بعض السياسات والإجراءات. على الرغم من أنه من المفيد والمهم التأكد من أنه ليس لديك الكثير من الوثائق ، فهناك بالتأكيد بعض السياسات والإجراءات التي ستحتاج إلى توثيقها لتجنب عدم المطابقة. لهذا السبب ، يجب أن يكون لديك طريقة قياسية في مؤسستك لكتابة هذه المستندات بحيث تكون متسقة وسهلة الفهم.

1.     اتخاذ قرار بشأن حدود العملية.

بعد تحديد ضرورة توثيق عملية ما في إجراء ما ، عليك أولاً معرفة حدود العملية التي تقوم بتوثيقها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتوثيق عملية الشراء ، فقد تبدأ بقائمة بالأجزاء المراد شراؤها من المورد ، وتنتهي عندما يتم تسليم الأجزاء من المورد وتكون مقبولة. إذا كانت هذه هي الحالة ، فستحتاج إلى تفصيل متطلبات كل خطوة تعتبر ضرورية ، مثل كيفية تحديد الشراء من الذي سيتم الشراء منه ، وكيفية وضع أمر الشراء ، وكيف يتم قبول الأجزاء عند استلامها.

2.     جمع المعلومات.

هناك طرق مختلفة لعرض العملية ، ولكن التأكد من فهم العملية برمتها أمر مهم لضمان عدم تجاهل أي شيء ، حتى لو لم تكن بحاجة إلى توثيق كل شيء. تتمثل إحدى طرق عرض العملية في رسم تخطيطي كمخطط السلحفاه ، يوضح التفاعلات الخارجية الستة المختلفة للعملية.

مخطط السلحفاه Turtle_diagram

هو أداة الجودة المستخدمة لعرض خصائص العملية بصريًا مثل المدخلات والمخرجات (التوقعات) والمعايير (المقاييس) وغيرها من المعلومات عالية المستوى للمساعدة في التنفيذ الفعال للعمليات التجارية الرئيسية وتحسينها.

على الرغم من عدم وجود متطلبات وفقًا لمعايير ISO 9001 أو TS 16949 لإنشاء أو تخطيط مخططات السلاحف ، فقد عملت مع المنظمات التي تستخدم مخططات السلاحف بطريقة فعالة وعاجلة. غالبًا ما يكون استخدام "خطط الصفحات الواحدة" هذه للعمليات الرئيسية مسموحًا به لأرشفة الإجراءات المتعددة الصفحات التي لا يقرأها أحد في المقام الأول. تعمل المخططات أيضًا كعقد بين الوظائف المتقاطعة ، حيث توضح أين يبدأ المنتج والاتصال وغيره من عمليات التسليم.

طريقة أخرى لعرض العملية هي نموذج SIPOC الذي يستخدم غالبًا في تحسينات Six Sigma. هذا اختصار للمورد والمدخلات والمعالجة والنواتج والعملاء. تجعلك هذه الطريقة تركز على كيفية تفاعل العملية التي تقوم بتوثيقها مع العمليات الأخرى قبلها وبعدها. بغض النظر عن الطرق التي تختارها لإلقاء نظرة على العملية ، تأكد من إلقاء نظرة على جميع جوانب العملية عند جمع المعلومات لوثائقك.

3.     المواءمة مع الوثائق والعمليات الأخرى.

يعد المواءمة مع العمليات الأخرى مهمًا جدًا ، وجعل إجراء هذه التفاعلات جيدًا هو أحد أفضل الطرق لجعل النظام بأكمله أكثر كفاءة. مكان واحد لتركيز انتباهك هو المدخلات والمخرجات من العملية. بالنسبة للمدخلات ، هل تعرف العملية التي تنشئ المدخلات متطلبات العملية التي تستخدمها ، أم هل يمكنها تغيير المدخلات لاحقًا؟ لإخراج العملية ، هل يتم استخدامه في مكان ما كمدخل؟ إذا لم يكن كذلك ، فأنت بحاجة إلى السؤال عما إذا كان هذا المخرج ضروريًا بالفعل.

4.     تحديد هيكل المستند الخاص بك.

هناك العديد من الطرق المختلفة لتوثيق الإجراءات. على سبيل المثال ، قد تختار أن يكون لديك وثائق تمثل سلسلة من الفقرات ، أو قد تختار أن يكون لديك إجراء بتنسيق مخطط انسيابي. بصرف النظر عن ذلك ، تمتلك العديد من الشركات بنية قياسية للمستندات لمساعدة الأشخاص على معرفة مكان البحث عن أجزاء مهمة من المعلومات ، مثل قابلية تطبيق المستند. لإن معرفة مكان البحث عن المعلومات المطلوبة يمكن أن يوفر وقت الموظفين ويحسن كفاءة وثائق نظام إدارة الجودة.

5.     اكتب وثيقتك.

خذ ما وجدته واكتب تفاصيل كافية تمكن الأشخاص المؤهلين الذين يقرؤون من أداء الوظيفة المطلوبة دون التسبب في عدم المطابقة. هذا هو السبب في أن تكتب وثيقة. إذا قمت بإضافة معلومات غير ضرورية ، فأنت لا تجعل وثيقتك أكثر تعقيدًا ، بل قد تربك موظفيك. لقد رأيت ذات مرة إجراء ينص على: "عدم تناول الطعام أو الشرب أو التدخين في المختبر ؛ 24 ساعة في اليوم لمدة 365 يومًا في السنة. "بإضافة الجزء الأخير ، هل يعني ذلك أنه في 29 فبراير في سنة كبيسة ، يمكنك القيام بذلك؟ فكر جيداً فيما تكتبه.

6.     اعتماد الوثائق:

في جميع الحالات ، تحتاج إلى التأكد من موافقة الأشخاص المناسبين على إجراء ما. قد يكون هذا هو مدير الإنتاج لإجراءات الإنتاج ، أو مدير المشتريات لإجراءات الشراء. سيحدد نظام إدارة الجودة الجيد من يحتاج إلى الموافقة على المستندات بحيث يتضمن الخبراء المناسبون لإعتماد الإجراءات ذات العلاقة .

7.     تدريب الموظفين المعنيين.

أنا لست مؤيدًا كبيرًا للتدريب من خلال مطالبة الناس بقراءة الإجراءات والتوقيع على ورقة كإثبات لإتمام التدريب. من الأفضل إيجاد طريقة للتأكد من أن الأشخاص الذين يحتاجون إلى استخدام إجراء ما ... لم يقرؤوه فحسب ، بل فهموا أيضًا أي تغييرات في العملية ونفذوها. يمكن القيام بذلك من خلال عمليات المراجعة أو حتى مناقشة الموظفين للتأكد من فهمهم لأجزاء مهمة من الإجراء. من خلال القيام بذلك ، يمكنك أيضًا التحقق من التأثير.