التخطيط كمتطلب لمواصفة ISO9001:2015

بقلم / أحمد هشام

 كبير مراجعين لنظم الجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية
Lead Auditor  QMS, EMS, OHSAS
 https://www.linkedin.com/in/ahmed-hasham-01024b27/

نتطرق في هذا المقال للبند رقم 6. بالمواصفة ISO 9001:2015 وهو بند (التخطيط):

1.6. الإجراءات المتخذة لتحديد المخاطر والفرص:

عند تخطيط نظام إدارة الجودة ، سيتعين على المنظمة أن تنظر في سياق المنظمة (البند 4-1) واحتياجات وتوقعات الأطراف ذات العلاقة (البند 4-2) من أجل تحديد المخاطر والفرص.

الغرض من التخطيط للتعامل مع المخاطر والفرص هو التأكد من أن نظام إدارة الجودة سوف يحقق النتائج المرجوة ، ويعزز الآثار المرغوبة ، ويحقق التحسينات. يجب تخطيط الإجراءات وتنفيذها في نظام إدارة الجودة ، وتقييمها فعاليتها لاحقًا.

من المهم ملاحظة أنه لا توجد متطلبات لعملية رسمية لرصد ومراقبة المخاطر والفرص داخل نظام إدارة الجودة. تمامًا مثل التفكير القائم على المخاطر ، لا يوجد شرط للإدارة الكاملة للمخاطر ، بل تحديد المخاطر والفرص والقرارات المتعلقة بالإجراءات التي يجب اتخاذها. لا يحتاج الأمر إلى الحفاظ على ذلك كمعلومات موثقة داخل نظام إدارة الجودة.

كما هو الحال مع أي متطلبات جديدة لـ ISO 9001: 2015 ، من الجيد النظر إلى ما تقوم به بالفعل داخل مؤسستك لمعرفة ما إذا كنت تتعامل مع هذه المتطلبات من خلال ممارسات عملك الحالية. على سبيل المثال ، لدى العديد من الشركات عمليات تخطيط أعمال تنظر في المخاطر التي تتعرض لها الأعمال والفرص التي قد تكون موجودة ، مثل استخدام تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات).سوف يشمل استخدام تحليل SWOT في تخطيط الأعمال أيضًا وضع خطط لمعالجة المخاطر والفرص المحددة ، والتي تتطلبها أيضًا متطلبات ISO 9001: 2015 القياسية. على سبيل المثال ، إذا حددت خطر أن يصبح مكون رئيسي في المنتج أو الخدمة لديك متقادمًا ، فيمكنك وضع الخطط اللازمة لإيجاد بديل قبل أن يتأثر عملائك بمنتجك.

إذا قمت بذلك بالفعل كجزء من استراتيجية التقاط الأعمال الخاصة بك ، فأنت بالفعل تفي بمتطلبات معايير ISO 9001: 2015 ؛ إذا لم يكن كذلك ، فمن المؤكد أن هذا هو أفضل الممارسات الصناعية التي يمكنك اعتمادها. تذكر أن استخدام تحليل  معين كSWOT   ليس إلزاميًا ، بحيث يمكنك إلقاء نظرة على هذه المخاطر والفرص بأي طريقة تريدها.

2.6. أهداف الجودة والتخطيط لتحقيقها:

تطلب المواصفة من الإدارة العليا تحديد أهداف الجودة للوظائف والإدارات المناسبة في المنظمة (الموارد البشرية ، الإنتاج ، الشراء ، إلخ).

يجب أن تكون أهداف الجودة قابلة للقياس والكمية وتوقيتها. يجب أن تكون متوافقة مع "سياسة الجودة" حتى يمكن تحديد ما إذا كانت الأهداف قد تحققت ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فما الذي يجب القيام به.

يمكن أن تكون أهداف الجودة هي أفضل طريقة لتسليط الضوء على العناصر الرئيسية لسياسة الجودة وإيجاد نقطة محورية لجهود الأشخاص في المؤسسة للعمل نحو التحسين. التحسين ، بعد كل شيء ، هو أحد الأسباب الرئيسية لتطبيق نظام إدارة الجودة بشركة ما.

أهداف الجودة: ماذا ولماذا؟

أهداف الجودة هي الطريقة الرئيسية التي تستخدمها الشركات لتحويل سياسة الجودة إلى خطط للتحسين. يتم إنشاء سياسة الجودة مع مراعاة متطلبات العميل ، ثم يتم ربط أهداف الجودة بمتطلبات العملاء من خلال سياسة الجودة. تأخذ أهداف الجودة المنصوص عليه في سياسة الجودة وتحولها إلى بيانات للتحسين يمكن من خلالها وضع الخطط.

على سبيل المثال ، إذا حددت "سياسة الجودة" الخاصة بالشركة المصنّعة لمنتج يطلبه المستخدم حاجة العميل للتسليم في الوقت المحدد دون أي عيوب كأهم المتطلبات ، فقد يكون الهدف من "سياسة الجودة" كما يلي: "تسليم المنتجات لعملائنا وقت احتياجها ، دون أي عيوب ، في كل مرة. "قد يكون لدى هذه الشركة هدفان للجودة: الأول هو معالجة تحسين التسليم في الوقت المحدد ، والثاني لمعالجة الأجزاء التالفة التي يتم شحنها إلى العميل. قد يكون الهدف الأول: "تحسين التسليم في الوقت المحدد من 90 ٪ إلى 95 ٪ خلال العام المقبل" والثاني يمكن أن يكون: "للحد من وصول المعيب إلى العملاء من 4 ٪ إلى 3 ٪ خلال العام المقبل". عند القيام بذلك ، يرتبط التحسين المستمد من أهداف الجودة ارتباطًا مباشرًا باحتياجات العميل.

سيتم بعد ذلك توصيل أهداف الجودة هذه إلى كل مستوى من مستويات المؤسسة مع الأهداف والخطط المقابلة في كل مستوى للمساعدة في تحقيق الهدف المخطط اجمالاً.

يجب تحديد الأهداف لمستويات المؤسسة المختلفة وصولًا إلى أهداف المنتج (على سبيل المثال هدف واحد لكامل نظام إدارة الجودة ، ثم أهداف فردية للمنتج أو العملية التي تدعم الهدف العام). غالبًا ما يشار إلى أهداف المنتج أو العملية على أنها مؤشرات الأداء الرئيسية (أو مؤشرات الأداء الرئيسية). من خلال استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية التي حددتها الشركة كمؤشرات مهمة على أن العمليات تعمل بشكل جيد ، أصبحت أهداف إدارة الجودة الشاملة للتحسين أسهل في القياس.

6   .3. التخطيط للتغييرات:

عندما تحدد المنظمة الحاجة إلى إجراء تغييرات على نظام إدارة الجودة ، يجب إجراء التغييرات بطريقة مخططة. ويشمل ذلك النظر في الغرض والنتائج المترتبة عليها ، وسلامة نظام إدارة الجودة ، وتوافر الموارد ، وتخصيص المسؤوليات والسلطات.

لتحقيق الفوائد المرتبطة بالتغييرات ، يجب على المؤسسة مراعاة جميع أنواع التغييرات التي قد تحتاج إلى حدوث. يمكن إنشاء هذه التغييرات ، على سبيل المثال ، في: العمليات,  المعلومات الموثقة  , الأدوات , الأجهزة  , تدريب الموظفين ,  اختيار الموردين وغيرها الكثير.

أصبحت الإدارة الناجحة والسيطرة على هذه التغييرات مطلبًا أساسيًا داخل نظام إدارة الجودة للمؤسسات.